日本語が上手な人でも、「日本語で文章を書くのは難しい」とよく聞きます。とくに、ビジネスシーンでは、その国特有のルールもありますので慣れるまでは大変ですよね。
今回は、ビジネスメールの書き方をご紹介します。初めての人も、コピー&ペーストして使ってみてくださいね。

まずは社内の人へのメール作法をマスターして、経験を積みましょう。

  1. ●●確認かくにんのおねが
  2. ◇◇◇さん
  3. おつかれさまです。×× ××です。
  4. 先日せんじつおくりした●●ですが、進捗しんちょくいかがでしょうか?
    いそがしいところすみませんが、
    8がつ23にち)17:00までにおおくりいただけるとたすかります。
  5. よろしくおねがいします。
  6. ×× ××

では、それぞれのポイントで注意すべきことをお伝えします。

  1. タイトル :
    ●●確認かくにんのおねが
    ひと目で内容がわかるように、短くわかりやすいタイトルをつけます。
  2. 宛名 :
    ◇◇◇さん
    社内メールの場合には、「◇◇◇さん」と「さん」付けで書くのが一般的です。男女ともに「さん」を使います。
  3. おつかれさまです。×× ××です。
    社内メールの場合には「おつかれさまです」から始めるのが一般的です。「疲れていないのにどうして?」と思うかもしれませんが、日本では「おつかれさまです」は「こんにちは」のような意味で使われるのです。
  4. 先日せんじつおくりした●●ですが、進捗しんちょくいかがでしょうか?
    いそがしいところすみませんが、
    8がつ23にち)17:00までにおおくりいただけるとたすかります。
    要件を伝えます。「早くやってください」と言いたい時には「いかがでしょうか?」とぼかして伝えるのが日本流。あなたが「いかがでしょうか?」と言われた時にも、そのように解釈するのを忘れないでください。
    「進捗」は「しんちょく」と読み、仕事の進み具合のことです。
  5. 締めのあいさつ :
    よろしくおねがいします。
    ビジネスメールは「よろしくお願いします。」で終えるのが一般的です。
    確認をしてほしい時には「ご確認をよろしくお願いします」、考えてほしい時には「ご検討をよろしくお願いします」など、内容によって使い分けます。
  6. 署名 :
    ×× ××
    社内の人に宛てたメールですので、社名や住所は必要ありません。氏名だけを書きます。

社内メールをマスターしたら、次は社外の人へのメールです。まずは、アポイントをとる(会う約束をする)ためのメールをご紹介します。

  1. ●●のわせについてのおねが
  2. 株式会社かぶしきがいしゃ○○
    ◇◇◇さま
  3. 世話せわになっております。●●株式会社かぶしきがいしゃの×× ××です。
    先日せんじつは、あつなかしいただき、ありがとうございました。
  4. 先日せんじつ相談そうだんいただきましたけんについて、
    社内しゃない担当者たんとうしゃとともに、直接ちょくせつ説明せつめいにおうかがいさせていただきたくおもいます。
    来週らいしゅう一度いちど、1時間じかんほどおわせのお時間じかんをいただけますか?
  5. 以下いか日時にちじはいかがでしょうか?
    ◇◇◇さまのご都合つごうをおかせいただければさいわいです。
    候補日時こうほにちじ> 
    ・8がつ22にちげつ) 10:00〜12:00
    ・8がつ23にち) 13:00〜17:00
    ・8がつ24にちすい) 10:00〜12:00
  6. いそがしいところおそりますが、
    どうぞよろしくおねがいいたします。
  7. ----------------------------------------------------
    ●●株式会社かぶしきがいしゃ ◎◎
    ×× ××
    住所じゅうしょ:〒111-1111 東京都とうきょうと********
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    E-MAIL:****@***.co.jp
    URL: www.**********
    ----------------------------------------------------

では、1つずつ細かく見ていきましょう。

  1. タイトル :
    「どんな内容で、相手に何をしてほしいのか」、要件を簡潔に伝えます。
  2. 宛名 :
    株式会社かぶしきがいしゃ○○
    ◇◇◇さま
    相手の社名と氏名を書きます。日本の株式会社は「前株」(「株式会社」が前につく場合)と「後株」(「株式会社」が後につく場合)がありますので、注意します。また、まれに「有限会社」や「合同会社」など、別の種類もあります。敬称は男女ともに、漢字の「様」を使います。
  3. 自分の名前 :
    世話せわになっております。●●株式会社かぶしきがいしゃの×× ××です。
    先日せんじつは、あつなかしいただき、ありがとうございました。
    すでにお付き合いのある会社の場合、「お世話になっております」から始めるのが一般的です。最初に自分の社名と氏名を書きます。
    できれば、ひとことあいさつがあるといいですね。
  4. 要件 :
    先日せんじつ相談そうだんいただきましたけんについて、
    社内しゃない担当者たんとうしゃとともに、直接ちょくせつ説明せつめいにおうかがいさせていただきたくおもいます。
    来週らいしゅう一度いちど、1時間じかんほどおわせのお時間じかんをいただけますか?
    どんな内容で、いつ、どれくらい時間を取ってほしいのかを伝えます。
    また、相手の方に会議室を用意してもらうので、訪問人数も伝えておくと親切です。
  5. 日付候補 :
    打ち合わせの候補日時を提示します。相手の方にも都合がありますので、候補日時は1つではなく、必ず複数書きましょう。時間はなるべく広めに取っておくと選びやすくなります。返事が来るまでは、この時間に他の予定を入れてしまうことがないよう、仮のスケジュールとして、予定に入れておきましょう。
    相手が極端に多忙な場合には、自分から提示するのではなく、相手の都合に合わせるといいでしょう。
    最後の「幸いです」というのは、「さいわいです」と読み、「〜してくれたら嬉しいです」という意味です。「〜してください」と直接言うと「命令されている」と感じて嫌な気持ちになる人もいますので、このように伝えましょう。
  6. 締めのあいさつ :
    いそがしいところおそりますが、
    どうぞよろしくおねがいいたします。
    相手を気遣うひとことを入れて、「よろしくお願いいたします」で締めます。
    社内メールでは「〜します」でしたが、社外の人には、さらに丁寧な「〜いたします」を使います。これも日本のビジネスメールの慣習です。
  7. 署名 :
    ----------------------------------------------------
    ●●株式会社かぶしきがいしゃ ◎◎
    ×× ××
    住所じゅうしょ:〒111-1111 東京都とうきょうと********
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    E-MAIL:****@***.co.jp
    URL: www.**********
    ----------------------------------------------------
    最後に、署名を入れます。これは、メールクライアント(Outlook Expressなど)であらかじめ設定しておきます。署名は、相手に合わせて、複数用意しておくと便利です。
    一般的には、会社名、氏名、住所、電話、FAX、メールアドレス、URLなどを記載します。送る相手によっては、社名、氏名、メールアドレスだけでも良いでしょう。
3.お礼編

社外の人へのメール、次はお礼編です。打ち合わせや訪問の後には、忘れずに送りましょう。

  1. 本日ほんじつはありがとうございました
  2. 株式会社かぶしきがいしゃ○○
    ◇◇◇さま、◇◇◇さま、◇◇◇さま
  3. 世話せわになっております。●●株式会社かぶしきがいしゃの×× ××です。
    本日ほんじつは、お時間じかんをいただき、ありがとうございました。
  4. さきほどのご質問しつもんかんしては、
    社内しゃない調査ちょうさしたうえで、●がつにちげつ)までにご返答へんとういたします。
    ほかに、ご不明ふめいてんなどありましたら、お気軽きがるにご連絡れんらくください。
  5. 今後こんごともよろしくおねがいいたします。
  6. ×× ××

打ち合わせやお世話になった際の「お礼メール」は、その日のうちに送ります。難しい場合には、次の日の朝、最初に送りましょう。

  1. タイトル :
    お礼を簡潔に伝えます。1つのプロジェクトの場合は、最初のメールに返信する形をとっても良いでしょう。その場合、タイトルの変更は不要です。
  2. 宛名 :
    株式会社かぶしきがいしゃ○○
    ◇◇◇さま、◇◇◇さま、◇◇◇さま
    相手の社名と氏名を書きます。すでに何度かお会いしていて親しい間柄の場合には、社名を省略しても構いません。複数名に送る場合は、会社内での地位の高い方から順番に書きます。大人数の場合、順番がわからない場合には「●●各位」または「●●の皆様」と書くと良いでしょう。
  3. 自分の名前 :
    世話せわになっております。●●株式会社かぶしきがいしゃの×× ××です。
    本日ほんじつは、お時間じかんをいただき、ありがとうございました。
    お会いした直後ですので、「時間を取っていただき、ありがとうございました」という、お礼のひとことがあるといいですね。
  4. 追加でお伝えしたい事項 :
    さきほどのご質問しつもんかんしては、
    社内しゃない調査ちょうさしたうえで、●がつにちげつ)までにご返答へんとういたします。
    ほかに、ご不明ふめいてんなどありましたら、お気軽きがるにご連絡れんらくください。
    打ち合わせで出た質問や要望について、一度メールに書いて確認しておきます。
    打ち合わせ相手からの要望がある場合には、「いつまでに返事をします」と書いておくと、相手にとっても安心です。
  5. 締めのあいさつ :
    今後こんごともよろしくおねがいいたします。
    「よろしくお願いします」で締めるのが基本ですが、これからお付き合いが始まる場合には「これからよろしく〜」、今後もお付き合いが続く(続けたい)場合には「今後ともよろしく〜」など、状況によって使い分けられるといいですね。
  6. 署名 :
    ×× ××
    2回目以降は、署名を省略し、名前だけにしても構いません。
4.注意すべきこと

最後に、ビジネスメールを書くにあたって、気をつけたいことをお伝えします。
まず、記号(星やハートなど)や絵文字、「・・・」などの表現は避けたほうがいいでしょう。また、機種依存文字(①など)も避けましょう。
また、CCとBCCを上手に使い分けましょう。CCには、「直接の担当者ではないけれど、見ておいてほしい相手」を入れます。例えば、自分の会社の上司などです。また、BCCには「相手には(送っていることを)知られたくないけれど、見ておいてほしい相手」を入れます。CCに入っている人は相手からも見えますが、BCCに入っている人は見えません。

最初は上手に書けなくても大丈夫。まわりの人のメールを見ながら、少しずつ自分らしさを出していってください。業界や会社によってもルールが異なりますので、最初は先輩や同僚のメールを真似するところから始めましょう。できれば、送る前に誰かにチェックしてもらうといいですね。

Even good Japanese language speakers have difficulties to write a letter in Japanese. Especially, there are several special rules to follow when you write a letter in the field of business in Japan. So it is hard to write a perfect letter if it is your first time.
Now, I would like to give you some tips to write a good letter. For people who learn Japanese language and start writing a letter, they can copy and paste these facts.

Firstly, let's learn sending emails within the company.

  1. ●●確認かくにんのおねが
  2. ◇◇◇さん
  3. おつかれさまです。×× ××です。
  4. 先日せんじつおくりした●●ですが、進捗しんちょくいかがでしょうか?
    いそがしいところすみませんが、
    8がつ23にち)17:00までにおおくりいただけるとたすかります。
  5. よろしくおねがいします。
  6. ×× ××

Now I would like to give you some tips.

  1. Title :
    Write clearly and your topics should be easy to understand
  2. Name :
    ◇◇◇さん
    There is a rule to write “San” at the end of person's name while you are sending an email within the company.
  3. Greetings :
    You need to greet first by using these words Otsukare samadesu………. You may have a question why do I need to ask him like this. But this is one of the traditions of Japanese people and this is the polite way to greet and start the conversation.
  4. 先日せんじつおくりした●●ですが、進捗しんちょくいかがでしょうか?
    いそがしいところすみませんが、
    8がつ23にち)17:00までにおおくりいただけるとたすかります。
    Present your current situation. Asking someone if they are okay to solve your issues first instead of asking him/her to solving your issues quickly is another polite tradition of Japanese people.
  5. Final Comment :
    You should end your letter with these word “Please to meet you”. If you want someone to recheck your issues,Please to confine” should be used.
    If you want someone to think your issues “Please to think “ should be used.
  6. Sender's name :
    When you intend to send these emails and letters within the company, it is ok if you do not write your company name and address. You just need to describe your name.

Now you realize what should be included to send emails within your company. So it is time to learn sending emails to other companies. First of all, let's learn how to make an appointment.

  1. ●●のわせについてのおねが
  2. 株式会社かぶしきがいしゃ○○
    ◇◇◇さま
  3. 世話せわになっております。●●株式会社かぶしきがいしゃの×× ××です。
    先日せんじつは、あつなかしいただき、ありがとうございました。
  4. 先日せんじつ相談そうだんいただきましたけんについて、
    社内しゃない担当者たんとうしゃとともに、直接ちょくせつ説明せつめいにおうかがいさせていただきたくおもいます。
    来週らいしゅう一度いちど、1時間じかんほどおわせのお時間じかんをいただけますか?
  5. 以下いか日時にちじはいかがでしょうか?
    ◇◇◇さまのご都合つごうをおかせいただければさいわいです。
    候補日時こうほにちじ> 
    ・8がつ22にちげつ) 10:00〜12:00
    ・8がつ23にち) 13:00〜17:00
    ・8がつ24にちすい) 10:00〜12:00
  6. いそがしいところおそりますが、
    どうぞよろしくおねがいいたします。
  7. ----------------------------------------------------
    ●●株式会社かぶしきがいしゃ ◎◎
    ×× ××
    住所じゅうしょ:〒111-1111 東京都とうきょうと********
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    E-MAIL:****@***.co.jp
    URL: www.**********
    ----------------------------------------------------

Let's learn again step by step.

  1. Title :
    Should include the facts that how you want the person from other company how to solve your issues.
  2. Name (Company name ,Person name) :
    Insert the company name, you want to contact and person name here. Japanese companies often place the name of their partner companies behind and in front of their companies name. You need to take care here as there are Corporation company and Joint venture company in Japan. Please put 様 after Kanji name.
  3. When you need to contact with companies which has been linked with your company before, "Thank you for your kindness". Firstl, you have to write company name and your name. And then greet them before you start writing others.
  4. Requirements :
    The issues you would like to discuss and the estimated duration of this discussion should be written here. If the meeting place is within the area of other company, you need to tell them first that how many people will attend this discussion.
  5. Time and Date :
    Need to send your preferred time to discuss the issues . As the person who will accept your invitation may be busy, so more than one schedules should be sent .You also need to prepare because you can receive their replies later than you expected. If the other company is not available within our proposed time schedules, ask their free time and negotiate the best time to meet with them. Finally ,……. means you will be so glad if they accept your invitation. As there are people who dislike giving them commands and force to do something, it will be better if you describe your appreciation before they accept your invitation.
  6. Final Comment :
    Here you need to say goodbye by thinking the situations of other side. Choosing the polite words and saying these words in polite manners when you are dealing with people from other company. This is also another lovely tradition of Japanese people.
  7. Company Name, Department :
    ----------------------------------------------------
    ●●株式会社かぶしきがいしゃ ◎◎
    ×× ××
    住所じゅうしょ:〒111-1111 東京都とうきょうと********
    TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
    E-MAIL:****@***.co.jp
    URL: www.**********
    ----------------------------------------------------
    At the end of the letter, you need to describe your name and email address. If you want to add more, it is okay.
    Normally, people describe company name, personal name, address, phone number, fax, email address and URL.
    You can change and describe other facts depending on the person you would like to contact.
3.Appreciation letter

This is the letter in which you show your appreciation. Never forget to send this letter after meeting and looking around the current situations of other companies.

  1. 本日ほんじつはありがとうございました
  2. 株式会社かぶしきがいしゃ○○
    ◇◇◇さま、◇◇◇さま、◇◇◇さま
  3. 世話せわになっております。●●株式会社かぶしきがいしゃの×× ××です。
    本日ほんじつは、お時間じかんをいただき、ありがとうございました。
  4. さきほどのご質問しつもんかんしては、
    社内しゃない調査ちょうさしたうえで、●がつにちげつ)までにご返答へんとういたします。
    ほかに、ご不明ふめいてんなどありましたら、お気軽きがるにご連絡れんらくください。
  5. 今後こんごともよろしくおねがいいたします。
  6. ×× ××

After meeting, it will be the best for you to send the appreciation letter immediately or on the day after the meeting day.

  1. Title
    First of all, you need to say "Thanks" to the mail receivers. In the case of one project when we reply to the first reply, changing the title is not required.
  2. Address
    株式会社かぶしきがいしゃ○○
    ◇◇◇さま、◇◇◇さま、◇◇◇さま
    We need to write the name of the company and the person name whom you would like to contact in your e mail. In the case of sending email to the person who is friendly with you or meet with you several times before, you can omit the name of the company. If you would like to send emails to more than one person, it is better to send email to the high ranked officers first, and then to the other person according to the the company's hierarchy. When you don't know the high ranked officers of the other company, you can greet them all starting with "Dear" or "Everyone".
  3. Name
    世話せわになっております。●●株式会社かぶしきがいしゃの×× ××です。
    本日ほんじつは、お時間じかんをいただき、ありがとうございました。
    After meeting, it will be better if you take some time to show your appreciation such as "Thank You","I'm really glad to meet with you and thanks for giving me your precious time".
  4. Additional message :
    さきほどのご質問しつもんかんしては、
    社内しゃない調査ちょうさしたうえで、●がつにちげつ)までにご返答へんとういたします。
    ほかに、ご不明ふめいてんなどありましたら、お気軽きがるにご連絡れんらくください。
    Please confirm the questions again which were asked during our discussion with emails. Then tell them the exact date and time to reply their emails.。
  5. Final Comment :
    今後こんごともよろしくおねがいいたします。
    As we will be a partner soon, it is our duty to help each other,
    Although “Best regards” are usually described at the end of the letter, it will be better if we write like this, "As we will be a partner very soon, we need to help each other." "Please help and advise us as we have to work together soon."
  6. Name :
    ×× ××
    If you have described your name in the letter more than twice, you can briefly write your name here.
4.It should be noted

Finally, we will give some suggestions to compose a business mail.
At first, you need to avoid using emoticons and similar figures. You also need to know the use of Cc and Bcc well. For Cc, the email you added is the person email address that you would like to give your information whereas for Bcc, the email you added can't receive your information exactly.
As this is the first time for you to send an formal email to other companies, you do not need to be perfect in composing email and you can learn from other people when they compose and using their emails. According to the email composing rules are not the same for every company, learn from your company seniors' mails will be better for you. Ask the nearest person to check your email again.